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Politique de Protection de la Vie Privée du StudentLab

Version applicable au 01/09/2019

Cette Politique de Protection de la Vie Privée du StudentLab (en abrégé ‘PPVP SL’) vise à informer toute personne, dont des données privées sont récoltées dans le cadre des activités du StudentLab de Charleroi Entreprendre, de l’usage qui est fait de ces données et des droits dont elle dispose par rapport à ces données.

La personne responsable du recueil et du traitement des données est Marc Dewulf, Coordinateur du StudentLab.

On distingue deux types de publics : les bénéficiaires directs des services du StudentLab proposés par Charleroi Entreprendre (catégorie 1) et les jeunes intéressés par l’entrepreneuriat mais qui ne sont pas bénéficiaires directs (catégorie 2).

Catégorie 1 : Les bénéficiaires directs des services du StudentLab proposés par Charleroi Entreprendre

Ces bénéficiaires directs ont signé une convention d’accompagnement avec Charleroi Entreprendre et ce qui suit s’applique donc à eux.

Toutes les informations recueillies sont compilées dans un document Excel enregistré sur le réseau interne de Charleroi Entreprendre et faisant l’objet de backups quotidiens avec une conservation des données pendant trente jours. Cette base de données regroupe l’ensemble des personnes ayant bénéficié des services d’accompagnement du Start Me Up Challenge/StudentLab depuis octobre 2015.

Voici les informations recueillies :

  • Nom*
  • Prénom*
  • Date de naissance*
  • Genre*
  • Numéro de registre national
  • Adresse physique complète*
  • Adresse email*
  • Numéro de téléphone*
  • Profil Facebook
  • Obtention du statut académique d’étudiant-entrepreneur*
  • Obtention du statut social d’étudiant-entrepreneur
  • Etablissement scolaire et localité*
  • Année d’études
  • Catégorie et/ou orientation d’études*
  • Diplôme obtenu (si plus aux études)*
  • Informations relatives au projet :
    • Nom du projet*
    • Résumé du projet*
    • Date d’entrée dans le Start Me Up Challenge/StudentLab*
    • Date de sortie du Start Me Up Challenge/StudentLab*
    • Numéro d’entreprise (s’il y a eu création)*
    • Secteur d’activité (s’il y a eu création)*
    • Phase test sous SAACE ou Smart.be (le cas échéant)*
    • Le nom de l’accompagnateur de projet (coach) attitré

Toutes les informations ci-dessus suivies d’un astérisque sont récoltées à la demande du pouvoir financeur (Sowalfin). Elles doivent être mises à jour et transmises par Marc Dewulf dans un document spécifique sous format Excel tous les trois mois environ. Le bénéficiaire des services du StudentLab peut en demander la mise à jour à tout moment. L’effacement intégral de ces données ne pourra se faire vu l’obligation de garder une trace de certaines données imposée par le pouvoir subsidiant et les éventuels contrôles liés au financement public. Un effacement partiel est envisageable et devra faire l’objet d’une autorisation explicite du pouvoir subsidiant. Ces demandes doivent être adressée à Marc Dewulf via email hidden; JavaScript is required. Une fois les données transmises au pouvoir subsidiant, ce dernier peut utiliser ces données pour la mission dans le cadre de laquelle elles ont été transmises et sa Politique de Protection de la Vie Privée s’applique alors.

Toutes les informations recueillies sont utiles pour la gestion du StudentLab. Elles sont utilisées dans les cas suivants : la contractualisation de la convention d’accompagnement, les contacts avec les bénéficiaires, le profilage des bénéficiaires, le reporting, le suivi des projets et la valorisation des projets et des bénéficiaires.

La plupart de ces informations sont récoltées lors de l’inscription du candidat au StudentLab qui se fait via un formulaire en ligne sur le site https://studentlab.charleroi-entreprendre.be/inscription. Elles sont ensuite complétées par le remplissage manuscrit, par le candidat, d’une feuille A4 lors de son passage devant le Comité d’Orientation ou, au plus tard, lors de la première activité du StudentLab auquel il participe.

Pour les candidats qui n’ont pas été retenus par le Comité d’Orientation pour intégrer le StudentLab en Voies SMUC ou START&FLEX, une trace de leur inscription en ligne est conservée dans les documents de Marc Dewulf sur le serveur de Charleroi Entreprendre à des fins statistiques (indicateurs anonymes pour le reporting et la communication) et seuls leurs nom, prénom, adresse email, genre, école, catégorie d’études, année d’études et origine du contact sont exploitées pour être intégrées dans la base de données des jeunes intéressés par l’entrepreneuriat (voir catégorie 2).

Les informations recueillies lors de l’inscription en ligne via https://studentlab.charleroi-entreprendre.be/inscription peuvent être partagées avec l’ASBL FOr’J dans le cadre de ‘Mon projet pour Charleroi’ (MPPC). Cette ASBL peut elle-même utiliser les données fournies pour le bon suivi du projet dans le contexte de MPPC. Sa Politique de Protection de la Vie Privée s’applique alors.

Les informations recueillies sont principalement utilisées pour les actions du StudentLab. Elles peuvent aussi servir à promouvoir et mener des actions entreprises par ou avec les partenaires du StudentLab ainsi que par ses propres bénéficiaires à la condition que ces actions puissent potentiellement intéresser les bénéficiaires du StudentLab : ateliers, événements, salons, concours…

Les anciens bénéficiaires du Start Me Up Challenge/StudentLab (dont la convention d’accompagnement est terminée ou arrêtée prématurément) voient leurs données personnelles suivantes (nom, prénom, adresse email, genre, école, catégorie d’études, année d’études et origine du contact) transférées dans la base de données des jeunes intéressés par l’entrepreneuriat (catégorie 2), sans que celles-ci ne disparaissent de la base de données de la catégorie 1. Cela permet de les maintenir informés par emails de certaines actions menées dans le cadre du StudentLab. Ils seront également invités à faire partie d’un groupe Facebook privé ‘Alumni du StudentLab’. Par ailleurs, le StudentLab pourra continuer à promouvoir leurs projets et démarches entrepreneuriales et ce, même s’ils s’effectuent en dehors du StudentLab et en accord avec les anciens bénéficiaires.

Lorsque des données personnelles sont utilisées pour de la promotion et valorisation des bénéficiaires du StudentLab et de leurs projets (via Facebook, le site Internet, une brochure promotionnelle, un événement…), les informations publiées ne le sont qu’avec l’accord du bénéficiaire concerné. Dans ce cadre, des photos et vidéos reprenant l’image des bénéficiaires du StudentLab et de leurs projets peuvent également être exploitées et le bénéficiaire, aura, via sa convention d’accompagnement, accepté que son image soit utilisée uniquement dans le cadre du StudentLab et dans le but de le valoriser ou promouvoir les actions du StudentLab réalisées seules ou avec des partenaires.

La base de données des bénéficiaires du StudentLab (catégorie 1) n’est transmise à personne d’autre que le personnel habilité à la traiter au sein de Charleroi Entreprendre. Seules les informations nécessaires au suivi du projet (nom, prénom, coordonnées de contact, informations sur les études et sur le projet) peuvent être partagées avec les partenaires du StudentLab en charge de l’accompagnement des projets ou de leur valorisation. Ces partenaires ne peuvent utiliser ces informations à d’autres fins que celles pour lesquelles elles lui ont été fournies et dans le respect de leur propre Politique de Protection de la Vie Privée. Ces informations seront supprimées une fois que la mission pour laquelle elles ont été traitées est terminée, sauf si cela est contraire à leurs obligations vis-à-vis de leurs propres pouvoirs subsidiants et dans l’optique d’un contrôle éventuel.

Toutes les données personnelles des bénéficiaires sont conservées dans un fichier Excel enregistré sur le serveur de Charleroi Entreprendre pendant 5 ans au-delà de la date de fin du soutien financier des pouvoirs publics. Dès la fin opérationnelle du StudentLab, les données sont archivées et conservées en cas de contrôle éventuel. Seules les coordonnées de contact (nom, prénom, adresse email, genre, école et origine du contact) pourront être transférées dans la base de données des jeunes intéressés par l’entrepreneuriat (catégorie 2) afin de continuer à informer ce public d’initiatives pouvant les intéresser, même si le StudentLab n’existe plus.

Marc Dewulf récolte également le numéro de compte bancaire des bénéficiaires du StudentLab pour gérer le remboursement de la caution du badge d’accès à l’espace de Coworking de Charleroi Entreprendre confié en début d’accompagnement au bénéficiaire. Ce numéro de compte est relié à une personne (nom et prénom) et à un numéro de badge dans un document Excel spécifique également enregistré sur le réseau de Charleroi Entreprendre. Une fois la caution remboursée, le numéro de compte bancaire est effacé de cette base de données. Dès la fin opérationnelle du StudentLab, ces données sont également archivées et conservées en cas de contrôle éventuel.

Catégorie 2 : Les jeunes intéressés par l’entrepreneuriat (sans être bénéficiaires directs)

Toutes les informations recueillies sont compilées dans un document Excel enregistré sur le réseau interne de Charleroi Entreprendre et faisant l’objet de backups quotidiens avec une conservation des données pendant trente jours. Cette base de données regroupe l’ensemble des personnes ayant été en contact avec l’équipe organisatrice du StudentLab et ayant donné leur accord pour que leurs coordonnées soient récoltées et utilisées à la seule fin de les tenir informés des actualités du StudentLab et de ses partenaires en lien avec l’entrepreneuriat étudiant.

Voici les informations recueillies :

  • Nom
  • Prénom
  • Genre
  • Ecole
  • Année d’études
  • Catégorie et/ou orientation d’études
  • Adresse email
  • Origine du contact

Toutes ces informations sont utiles pour le StudentLab dans le cadre de ses actions d’information, de sensibilisation, de promotion et de recrutement. Le moyen de communication utilisé avec ces contacts est l’envoi d’emails pour informer de l’actualité du StudentLab et des initiatives intéressantes sur la région qui soutiennent et valorisent l’entrepreneuriat des jeunes. Si le jeune a accepté une mise en relation avec un ou plusieurs membres de l’équipe organisatrice du StudentLab via une invitation Facebook, celui-ci pourra alors être contacté par la messagerie lié à ce réseau social (Messenger).

Ces différentes informations ont été récoltées lors de contacts directs, de présentations dans les écoles, de participations à l’une des actions du StudentLab (avec inscription ou feuille de présence), de prise de contact ou d’inscription d’un projet via le site Internet https://studentlab.charleroi-entreprendre.be/inscription. Les informations recueillies lors de l’inscription en ligne via le site Internet peuvent être partagées avec l’ASBL FOr’J dans le cadre de ‘Mon projet pour Charleroi’ (MPPC). Cette ASBL peut elle-même utiliser les données fournies pour le bon suivi du projet dans le contexte de MPPC. Sa Politique de Protection de la Vie Privée s’applique alors.

Le jeune inscrit dans cette base de données catégorie 2 peut demander la mise à jour ainsi que l’effacement intégral de ses données à tout moment. Il contactera pour ce faire Marc Dewulf via email hidden; JavaScript is required. Ce droit lui sera signifié par écrit.

La base de données de catégorie 2 n’est transmise à personne d’autre que le personnel habilité à la traiter au sein de Charleroi Entreprendre. Elle ne sera transmise ni au financeur, ni aux partenaires du StudentLab.

Toutes les données personnelles des jeunes intéressés par l’entrepreneuriat (catégorie 2) sont conservées dans un fichier Excel enregistré sur le serveur de Charleroi Entreprendre pendant 5 ans au-delà de la date de fin du soutien financier des pouvoirs publics. Dès la fin opérationnelle du StudentLab, les données sont archivées et conservées afin de continuer à informer ce public d’initiatives pouvant les intéresser, même si le StudentLab n’existe plus.

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